در مراسم افتتاحیه این کنفرانس، مهدی باقریان دبیرکل کنفرانس، ضمن خوشامدگویی، گزارشی از طراحی و برنامه های کنفرانس ارایه کرد.

رییس انجمن متخصصان روابط عمومی، اهمیت این کنفرانس را حضور اساتید برجسته از دانشگاههای سراسر کشور، مدیران، کارشناسان و دانشجویان روابط عمومی عنوان کرد.

وی گفت: این کنفرانس به شرکت کنندگان این فرصت را می دهد تا از یک رویداد الهام بخش و تعاملی به منظور آشنایی با مباحث جدید، بروز و کاربردی روابط عمومی و همچنین افزایش مهارت های خود استفاده کنند.

OKR؛ تفکیک یک هدف به گامهای کوچکتر
باقریان افزود: معمولا موضوعاتی که کنفرانس روابط عمومی به آن می پردازد بعضا الهام بخش برخی رویدادها و تشکل های حرفه ای است. در واقع کنفرانس روابط عمومی همزمان با تاثیرپذیری از پیشرفت های حاصل در این عرصه در جهان، در پاره ای موارد نیز تاثیرگذار و پیشتاز بوده است.

وی تصریح کرد: در همین راستا موضوع کنفرانس امسال به سناریونگاری اختصاص داده شد و دبیرخانه کنفرانس با انتشار دو کتاب در این زمینه ضمن توسعه و غنای ادبیات روابط عمومی، به درک این مسئله کمک کرد. همچنین توجه به سناریونگاری به عنوان یک راه حل در کنار سایر راهبردهای برنامه ریزی از جایگاه ویژه ای برخوردار است و ضرورت دارد روابط عمومی ها فعالانه وارد این عرصه شوند.

این فعال روابط عمومی با اشاره به بحث OKR ها (برنامه ریزی مبتنی بر اهداف و نتایج- and Key Results Objectives) به عنوان یک راه حل مدرن اشاره کرد و گفت: موسسه کارگزار روابط عمومی با همکاری دبیرخانه کنفرانس روابط عمومی ایران، دستورالعمل سال 2018 OKR ها را منتشر کرده و می تواند به عنوان یک پلتفرم موفقیت برای روابط عمومی های با کارایی بالا مورد استفاده قرار گیرد.

باقریان تصریح کرد: در این دستورالعمل تاکید شده که سیستم OKR یک مکانیزم توانمندساز برای داشتن عملیات موثر، کارآمد، هماهنگ و با کارایی بالاست که بسیاری از آنها به عنوان برتری عملیاتی یاد می کنند. استفاده از آن به شفافیت و پاسخگویی تک تک افراد یک شرکت و سازمان ختم می شود. موضوعی که در حوزه عملیاتی روابط عمومی تعریف شده است.

دبیرکل کنفرانس گفت: OKRها تمرکز کانونی ایجاد می‌کنند که به همه افراد اجازه می دهد تا به وضوح ببینند که چه کاری باید انجام دهند تا در کار خود موفق شوند و ببینند که چطور می توانند به سازمان در دستیابی به موفقیت اش کمک کنند.

وی در خصوص پیشرفت آینده نگرانه که به وضوح در دستورالعمل به آن اشاره شده، گفت: زیبایی در رویکرد جدید OKR این است که اجازه می دهد تا هر هدف، در یک جدول زمانی مشخص تعریف شده، به گامهای عملی و عینی تفکیک شود. OKR در مورد کانون های فردی هر کارمند شرکت و سازمان با شفافیت عمل می کند و تلاش آنها را هدایت می کند و عملا هیچ فضایی برای سردرگمی بجا نمی گذارد.

باقریان گفت: در این سیستم معمولا اهداف و اقداماتی که برای رسیدن به مقصد مورد نظر الزامی اند، با صدای بلند بیان می شوند، به طوری که هر کس می داند دقیقا چه باید انجام شود، و چگونه اولویت هایشان را با اولویت های شرکت و سازمان همسو سازند.

وی در ادامه تصریح کرد: این همان پاشنه آشیل سازمانها و روابط عمومی های کشور ماست که متاسفانه باید گفت تعدادی راه شان را گم کرده اند و از اهداف تاسیسی خود فاصله معناداری گرفته اند و نتیجه آن برخی نابسامانی و آشفتگی هاست که همه با خون و پوست مان آن را احساس می کنیم.

رییس انجمن متخصصان روابط عمومی تاکید کرد: متاسفانه در عرصه روابط عمومی شاید وضع بدتر از این باشد اما راه حل هم وجود دارد. استفاده از این سیستمها و سناریوها و با برنامه ریزی های مدبرانه توسط افراد کاردان و متخصص و دلسوز می توان به این آشفتگی ها در سازمانها از جمله روابط عمومی ها خاتمه داد.

نگاه به آینده روابط عمومی تا سال 2020
رییس انجمن متخصصان روابط عمومی در بخش دیگری از سخنان خود با اشاره به موضوع کنفرانس در خصوص سناریونگاری، گفت: در سال 2011 یک پروژه سناریونگاری توسط موسسه رسمی روابط عمومی در بریتانیا اجرا شد که با توجه به اهمیت موضوع به نکاتی از آن اشاره می کنم.

وی افزود: سناریوی نگاه به آینده تا سال 2020، به عنوان اولین پروژه از واحد تازه تشکیل شده تحقیق و توسعه موسسه رسمی روابط عمومی است که با برگزاری جلسات سناریوپردازی با گروه های منطقه ای و گروه های ذینفع بر آینده احتمالی عملکرد روابط عمومی بریتانیا تا سال 2020 متمرکز بود.

وی گفت: 106 نفر در 15 جلسه شرکت کردند. هر نشست به بررسی آینده احتمالی عملکرد روابط عمومی در انگلستان، با استفاده از سناریو پردازی به عنوان پایه ای برای کارگروه ها، پرداخت. در سناریوی " PR 2020"، محتمل ترین، بهترین و بدترین سناریوها توسعه یافتند و برای دادن توصیه هایی عملی برای عملکرد کلی روابط عمومی استفاده شدند.

باقریان گفت: بر این اساس تا سال 2020، یک شیوه موفق در مورد چیستی روابط عمومی و مزایایی که می تواند تحقق ببخشد، روشن شد. نتیجه، تعهد به توسعه و کار حرفه ای مطابق با ضوابط حرفه ای بود.

به گفته دبیرکل کنفرانس، سناریوها، احتمال دستیابی به موفقیت تا سال 2020 را از طریق بررسی محتمل ترین تحولات (محتمل ترین سناریوها) مورد بررسی قرار دادند و بهترین و بدترین سناریوها نیز توسط هر گروه تدوین و ارایه شد.

باقریان در ادامه سخنرانی خود در این خصوص گفت: این گروه در پایان بررسی های خود، 10 توصیه کاربردی ناشی از بررسی سناریوها را ارایه دادند که در اینجا به بعضی از آنها اشاره می کنم:
1. تشویق موسسه رسمی روابط عمومی به ارائه رهبری و برآورده ساختن انتظارات برای رهبری خود.
2. آموزش شیوه درست روابط عمومی که باید به سطوح بالاتر برسد که شامل همکاری بیشتر با نظام آموزش روابط عمومی می شود.
3. متولیان امر باید به اعتماد بیشتری نسبت به آنچه انجام می دهند برسند، و باید به مثال یا نمونه ای برای رهبری در توسعه شیوه درست روابط عمومی استناد کنند.
4. نیاز به تفکر و درک دقیق تر در مورد اندازه گیری و ارزیابی وجود دارد.
5. نظام نامه اخلاقی باید تقویت شود.
6. متولیان امر باید سریعتر به سمت توسعه دانشِ ارتباطات دیجیتال حرکت کنند.
7. نیاز به تعاریف بهتر برای روابط عمومی و آنچه باید حاصل شود، وجود دارد.
8. تغییرات باید پذیرفته شود.
9. نهادهای صنعتی باید متعهد به تحقیق و توسعه باشند.
10. نیاز به هماهنگ سازی تجربه و استعداد تازه و تقدیر واقعی از جوانان وجود دارد.

کنفرانس روابط عمومی در عرصه نشر
دبیرکل کنفرانس در ادامه با اشاره به فعالیت های دبیرخانه کنفرانس در حوزه نشر، گفت: در 15 سال اخیر، دبیرخانه کنفرانس با همکاری انتشارات کارگزار روابط عمومی بیش از 25 عنوان کتاب در حوزه روابط عمومی منتشر کرده و مقالات برگزیده کنفرانس در پانزده دوره گذشته منتشر شده و امسال نیز کتاب مجموعه مقالات کنفرانس منتشر شده است.

وی گفت: امسال کنفرانس شش کتاب منتشر کرده که علاوه بر موارد ذکر شده، می توان به کتاب ارتباطات و راهبردها تالیف دکتر حسن بشیر دبیر کمیته علمی کنفرانس اشاره کرد. همچنین دو کتاب "روابط عمومی نوشتاری و فنون رسانه ای" و " تکریم ارباب رجوع" با همکاری روابط عمومی بانک صادرات ایران منتشر شده که جای تقدیر و تشکر دارد. ضمنا چند کتاب دیگر در مرحله انتشار قرار دارد که در موقع مقتضی اطلاع رسانی خواهد شد.

کنفرانس محلی برای تبادل نظر و گفتگو
باقریان افزود: لذا ما مدیران و کارشناسان روابط عمومی باید توجه داشته باشیم که رسالت یک کنفرانس صرفا ارایه مطالب و سخنرانی های کاربردی نیست هر چند که دبیرخانه کنفراس در 15 سال اخیر به این مباحث در همه ابعاد توجه داشته و دوره های مختلفی که در داخل و خارج کشور برگزار کرده مباحث کاربردی هنرهشتم را پیگیری کرده که امروز به دلیل شرایط موجود، انجام آنها عملا توسط بخش خصوصی امکان پذیر نیست.

وی تصریح کرد: کنفرانس، محلی برای تبادل نظر و گفتگوهاست و بسترهای آن هم فراهم شده است. کار اصلی دبیرخانه کنفرانس فراهم آوری این بسترهاست و اگر توقع از برگزاری کنفرانس، حل مشکلات روابط عمومی های کشور باشد برداشت درستی نیست اما نمی توان نقش این کنفرانس ها در دو دهه اخیر در ایجاد تحولات در بخش های مختلف روابط عمومی را نادیده گرفت. البته بیان این مطالب، توجیه ضعف ها نیست و متولیان این امر تا آنجا که می توانند باید اعتمادسازی کنند نه اعتمادسوزی و این مسله متاسفانه می تواند به ارزش افزده این قبیل رویدادها ضربه مهلک وارد کند که در برخی موارد این گونه بوده است.

برنامه های علمی کنفرانس
رییس انجمن متخصصان روابط عمومی گفت: نتیجه ای که می خواهم از طرح این مباحث بگیرم این است که همکاران روابط عمومی بویژه کسانی که تصمیم گیر هستند نباید به بهانه های مختلف از حمایت رویدادهای علمی با همه نقاط ضعف و قوت آن، دلسرد شوند. بارها اعلام کردیم که اگر انتقادها و پیشنهادهایی هست باید ارایه شود. حتی در بحث انتخاب محورها و سخنرانان کنفرانس درخواست همکاری کردیم و حتی بر روی سایت کنفرانس فرم های خاصی طراحی شده اما دریغ از ارایه یک پیشنهاد! علی ای حال غنی کردن این رویدادها نیازمند همکاری جامعه شریف روابط عمومی است و اگر با هم همکاری نکنیم و در جزیره های جداگانه به فعالیت خود ادامه دهیم مطمئن باشیم نه کار این رویدادها به سامان می رسد و نه روابط عمومی در جایگاه شایسته و بایسته خود قرار می گیرد. بقول معروف از ماست که بر ماست.

دبیرکل کنفرانس در ادامه با اشاره به دیگر برنامه های کنفرانس گفت: همان طور که می دانید سخنرانان کنفرانس با توجه به موضوع انتخابی در هر سال، تلفیقی از صاحب نظران ارتباطات، روابط عمومی و محور طرح شده همان سال است. بر همین اساس بخشی از سخنرانان، صاحب نظران مبرز عرصه ارتباطات و روابط عمومی هستند و بخشی دیگر به فراخور موضوع از اساتید ارزشمند آن عرصه انتخاب می شوند که همه این افراد در حوزه خودشان سرآمد هستند. امیدواریم امروز با موضوع سناریونگاری و اهمیت آن در روابط عمومی بیشتر آشنا شویم و تلنگری باشد در ذهن ما؛ اما ادامه راه و مسیر با ماست. وظیفه کنفرانس طرح مسایل جدید، کاربردی، بروز و موثر در عرصه روابط عمومی است و تصور بنده این است که این هدف انشاء الله تعالی محقق شده باشد.

جایزه دکتر نطقی
باقریان در خصوص جایزه دکتر نطقی گفت: جایزه دکتر نطقی بنیانگذار روابط عمومی ایران، نام جایزه ای است که به منظور ادای احترام به دکتر نطقی و پاسداشت ارزش هایی که او از آن ها حمایت می کرد، توسط موسسه کارگزار روابط عمومی در سال 1383 طراحی شده است.

وی گفت: در طی 15 سال این جایزه به شش شخصیت علمی داخلی و خارجی از جمله شادروان پروفسور کاظم معتمدنژاد پدر ارتباطات نوین ایران، دکتر جیمز گرونیگ استاد ممتاز روابط عمومی در دپارتمان ارتباطات دانشگاه مریلند کالج پارک آمریکا و مبدع نظریه «تعالی»، دکتر علی اکبر جلالی پدر علم فناوری اطلاعات ایران و مبدع نظریه موج چهارم و عصر مجازی در دنیا، دکتر علی اکبر فرهنگی پدر مدیریت رسانه ایران، دکتر سعیدرضا عاملی استاد ارتباطات داتشگاه تهران و مبدع نظریه دوفضایی روابط عمومی و دکتر یونس شکرخواه بنیانگذار روزنامه نگاری آنلاین ایران اعطاء شده است.

دبیرکل کنفرانس اظهار داشت: کمیته برنامه ریزی و اجرایی اعطای جایزه دکتر نطقی، پدر روابط عمومی ایران تصمیم گرفته است که در سال جاری هفتمین جایزه بین المللی نطقی را به شخصیت علمی ارتباطات و روابط عمومی دکتر حسن بشیر، به پاس تقدیر از بیش 30 سال فعالیت و تلاش مداوم ایشان در این حوزه، که 10 سال آن به عنوان دبیر کمیته علمی کنفرانس بین المللی روابط عمومی ایران صرف شده است، اعطا کند.

باقریان در پایان افزود: در پایان آیین افتتاحیه، دبیرخانه کنفرانس از ده روابط عمومی فعال نیز تجلیل بعمل می آورد.