شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- همزمان با برگزاری دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی، که با همت انجمن متخصصان روابط عمومی صورت گرفت، کارگاه "مستند سازی در روابط عمومی" در محل نمایشگاه بین المللی تهران برگزار شد. در این کارگاه که با حضور بیش از 90 نفر از کارشناسان و مدیران حوزه روابط عمومی و ارتباطات برگزارشد علی فروز فر، از مدرسان حوزه روابط عمومی و داوران این جشنواره در ارتباط با مستندسازی در روابط عمومی سخن گفتند.
فروزفر با طرح این سئوال که اساسا چرا مستند سازی می کنیم، گفت: هر شرکت، سازمان، یا نهادي براي رسیدن به هدف هایش، مجموعۀ معینی از برنامه ها و فعالیت ها را انجام می دهد که معمولا این هدف ها زمینه هاي لازم براي رسیدن به برنامه ها را فراهم می سازند و هر برنامه می تواند در برگیرندة چند فعالیت باشد. باگذشت زمان، امکان ارزیابی فعالیت ها و برنامه ها و حتی هدف ها پدید می آید. در مسیر این ارزیابی، درستی و مناسب بودن هدف، مطلوبیت و علمی بودن برنامه ها، و کارایی و ثمربخشی فعالیت ها در بوتۀ سنجش و ارزشگذاري قرار می گیرند و سرانجام، میزان تحقق هدف ها تعیین می گردد. علاوه بر آن، نقاط قوت و نقاط ضعف در همۀ حوزه ها شناسایی می شوند. همۀ این اقدامات، با این نیت انجام می گیرند که زمینه و امکان اتخاذ تصمیمات منطقی و بهبودبخش فراهم آیند.
اما خمیرمایه و مادة اولیۀ یک تصمیم درست و راهگشا چیست؟ بدون شک، چیزي جز اطلاعات درست نیست. در واقع، اتخاذ تصمیم در مقاطع زمانی مشخص بر پایۀ نتایج حاص، ارزیابی عملکرد و میزان پیشرفت برنامه ها، نیاز جدي به اطلاعات دارد. با در اختیار داشتن اطلاعات کامل، روشن، روزآمد، و دقیق، برنامه ریزان ومدیران اجرایی می توانند تصمیماتی مطمئن، واقع بینانه، و قابل اجرا بگیرند. در غیراین صورت، اطلاعات مبهم، نارسا، و مبتنی بر حدس و گمان، برنامه ها و فعالیت ها را از مسیر منطقی خود دور می سازد و سرانجام، فاصلۀ سازمان با اهداف اصلی اش را بیشتر و بیشتر می کند و در چنین وضعیتی است که اطلاعات مستند می تواند بسیار موثر باشد و همین موضوع باعث می شود که در هر بخشی از سازمان و از جمله روابط عمومی امر مستند سازی اطلاعات اهمیت پیدا کند.
وی با اشاره به این موضوع که به دلیل نبود اطلاعات و یا متکی شدن به اطلاعات نامعتبر و غیرمستند می تواند زیان ها و خسارات فراوانی را به سازمان تحمیل کند. برخی از این زیان ها را می توان به شکل زیر برشمرد: 1. بی بهره بودن از ضوابط، ملاك ها، و معیارهاي مستحکم در فرایند تصمیم گیري 2. نبود امکان مقایسۀ رویکردها و راه حل ها به قصد شناسایی مزایا و نقایص نسبی آنها 3 . فراهم نبودن امکان تخصیص مناسب و بموقع منابع و امکانات در جهت بیشینه کردن منافع حاصل از به کارگیري منابع 4 . ناتوانی در دفاع مستند از فعالیت ها و دستاوردهاي سازمان 5 . افزایش داوري هاي ذهنی در بارة پدیده ها و فرایندهاي سازمان
از آنجاکه دستاوردهاي حاصل از اندیشه ها و فعالیت هاي انجام شده در هر سازمان، به صورت اسناد و مدارك در قالب هاي مختلف، ثبت و ضبط و نگهداري می شوند و هر یک از این سندها با صرف هزینه هاي فراوانی پدید می آیند و نگهداري مطلوب اسناد نیز فرایندي بسیار پرهزینه است مدیریت اسناد و مستندسازی، روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردها اهمیتی جدي می یابد.
نویسنده کتاب برنامه ریزی انتشارات در روابط عمومی با اشاره به این موضوع که نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستند سازی نشان می دهد که تحقق چنین امری نیاز به مقدماتی اساسی دارد، چهار اقدام اساسی در این زمینه را این گونه برشمرد: الف) برنامه ریزي براي ثبت و مستندسازي رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارك است. ب) طرح ریزي یک سامانۀ قوي و کارآمد براي نگهداري اسناد و مدارك ج) طراحی یک فرایند یا سامانۀ مفید و اثربخش براي بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارك به منظور بهره گیري از این اطلاعات در حوزه هاي مختلف تصمیم گیري، اطلاع رسانی و مسئله گشایی د) تکمیل، پردازش، و روزآمدکردن مستمر اسناد و مدارك و محتواي آنها
اگر چه همۀ قسمت ها و واحدهاي فعال در سازمان براساس مأموریت ها و وظایف خود باید اسناد و مدارك مربوط به رویدادها و دستارودهاي خود را مستندسازي کنند، روابط عمومی ها مسئولیت خطیرتر و حیاتی تري در این زمینه به عهده دارند. با توجه به اینکه روابط عمومی از یک سو باید مخزن جامع و اصلی اطلاعات سازمان باشد تا بتواند خدمات اطلاعاتی مطلوب به مخاطبان درون و برون سازمانی ارائه دهد و از سوي دیگر لازم است همۀ روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردهاي سازمان را، به گونه اي مستندسازي کند که همیشه امکان بازیابی و دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد، تلاش جدي براي ارتقاي دانش و مهارت مدیران و کارشناسان روابط عمومی در زمینۀ طراحی، تولید، نگهداري، بازیابی، و روزآمدسازي اسناد و مدارك حاوي اطلاعات گوناگون سازمانی، یک ضرورت جدي و پایه اي است.
استاد فروزفر ضمن مروری برمفاهیم و تعاریف مربوط به حوزه مستند سازی در روابط عمومی افزود: موضوع مستندسازي، دربرگیرندة مفاهیم و اصطلاحات گسترده اي است که هر یک از آنها بخشی از ماهیت معنایی و جزئی از ساختار مستندسازي را به ذهن مخاطب می رسانند. بدیهی است که بررسی همۀ این مفاهیم و اصطلاحات، مجالی وسیع تر را می طلبد، اما مهمترین آنها را می توان به قرار زیر، فهرست و تعریف کرد که اهم آن عبارتند از: داده ها، پایگاه های اطلاعاتی/ پایگاه داده ها، اطلاعات، گردآوری اطلاعات، ذخیره اطلاعات، بازیابی اطلاعات، اشاعه اطلاعات، سند و مدرک، مستند سازی، مدرک شناسی، دکومانتاسیون، متن، ایر متن، ابررسانه و آرشیو بایگانی.
فروزفر ضمن اشاره به برخی از فایده ها،کاربردها، و مزیت هاي مستندسازي رویدادها در روابط عمومی ها بخشی از این مزیت ها و ویژگی ها را بدین شرح بر شمرد: 1 . ثبت و ضبط اطلاعات مربوط به برنامه ها، فعالیت ها، و دستاوردهاي سازمان 2 . زمینه سازي براي تدارك اطلاعات مفید و مورد نیاز در طراحی و راه اندازي انواع بانک هاي اطلاعاتی مرتبط با اهداف، سیاست ها، و فعالیت هاي سازمانی 3 . تسهیل و تسریع تهیه و تنظیم انواع گزارش هاي توصیفی، تحقیقی، اطلاع رسانی، و آموزشی در حجم هاي مختلف و در موضوعات گوناگون در محدودة مأموریت هاي سازمان 4 . گسترش دامنۀ خدمات اطلاع رسانی به مخاطبان درون و برون سازمانی 5 . عینیت بخشیدن به داوري ها دربارة شیوة عمل و نوع و میزان دستاوردهاي سازمان 6 . ارتقاي ضریب اقناع داوران و ممیزان در هنگام بررسی و ارزیابی برنامه ها، فرایندها، کارکردها، و نتایج کار سازمان. 7 . تدارك و تقویت ذخیره هاي اطلاعاتی کافی و نظام یافته براي طراحی، تولید، و عرضۀ انواع اسناد و مدارك اطلاع رسانی در قالب هاي متنی، صوتی، و تصویري 8 . جلوگیري از فراموش شدن طرح ها، برنامه ها، فعالیت ها، و اقدامات انجام شده در سازمان 9 . تدارك و عرضۀ اطلاعات لازم در قالب هاي گوناگون به منظور کمک به تدوین برنامه هاي جامع و واقع بینانه و اتخاذ تصمیمات سنجیده و قابل اجرا 10 . سرعت بخشیدن به روند رقابت هاي سازنده و رشدآفرین از طریق مقایسۀ کارکرد سازمان ها بر پایۀ اسناد و مدارك معتبر و قابل استناد 11 . اثبات انجام شدن یک عمل در گذشته و عرضه آن به دفعات 12 . دستیابی به اطلاعات موردنیاز براي طرح ریزي و اجراي عملیات در آینده 13 . اجراي مطلوب کلیۀ وظایف و کار ویژه هاي مدیریت، نظیر برنامه ریزي، سازماندهی، بسیج و تأمین و تخصیص منابع، هدایت و هماهنگی و تصمیم گیري، و نظارت و کنترل با تکیه بر اطلاعات و اسناد موجود.
وی ضمن طبقه بندی انواع مدرک و سند، این اسناد را به انواع سندهای مکتوب (متون چاپی)، انواع سندهای صوتی و انواع سندهای تصویری و انواع سندهای صوتی و تصویری دسته بندی و در خصوص مراحل اصلی یک طرح مستند سازی مراحل اصلی چنین طرحی را به شرح زیر اعلام کرد: 1. پیش بینی اطلاع رسانی و مستندسازي در طرح یا برنامۀ اصلی 2 . طرح ریزي کامل برنامۀ اطلاع رسانی و مستندسازي 3 . شناسایی انواع فعالیت هاي مربوط به مستندسازي (مکتوب، عکس، خبر، اسلاید، مصاحبه، فیلم و...) 4 . پیش بینی نیروي انسانی لازم براي مستندسازي 5 . تنظیم جدول زمان بندي برنامۀ مستندسازي و تعیین مراحل و زمان هاي ثبت رویداد یا گردآوري اطلاعات 6 . برآورد هزینه ها و گنجاندن بودجۀ مستندسازي در بخش اطلاع رسانی طرح 7 . تولید و گردآوري اطلاعات و تبدیل آن به اسنا د و مدارك 8 . پالایش، ویرایش، گزینش، و آماده سازي اسناد و مدارك مورد نیاز در قالب آلبوم عکس، فایل صوتی، گزارش مکتوب، گزارش صوتی و تصویري، اسلاید، پاورپوینت، پوستر، کاتالوگ، بروشور، ... 9. برنامه ریزي و پیش بینی فضا و امکانات لازم براي طبقه بندي، کدبندي، بایگانی، نگهداري، بازیابی، روزآمدسازي، و در صورت لزوم، امحاي اسناد و مدارك
داور دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی درادامه به نقش و کارکرد و جایگاه آرشیو در فرایند مستندسازی، کارکردهای آرشیو و مزایای آرشیو رایانه ای در برابر آرشیو دستی اشاره و در پایان گام های اصلی فیلم سازی را به عنوان یکی از لوازم و ابزارهای مناسب مستند سازی را به شرح زیر برشمرد: 1 . شناسایی برنامه، پروژه، یا فعالیتی که نیاز به مستندسازي در قالب فیلم دارد. 2 . مطالعه و بررسی دقیق پروژه و شناسایی محورها و مراحلی که باید در فرایند فیلمسازي، مورد تأکید قرار گیرند. 3 . برگزاري جلسات کارشناسی به منظور طرح ریزي چارچوب سناریو، ساختار تولید فیلم، مدت زمان برداشت هاي اولیه، مدت زمان فیلم نهایی، طول مدت اجراي پروژه، مدت زمان فیلمبرداي، برآورد نیروي انسانی، برآورد ملزومات و موادمصرفی، برآورد بودجه، و جدول زمانبندي فرایند فیلمبرداري، تصمیم گیري براي اقدام مستقیم یا برون سپاري. 4 . سفارش فیلمنامه براساس کل محتواي طرح و با تأکید بر نقاط و مراحل کلیدي 5 . بودجه بندي نهایی، پیشنهاد بودجه، دفاع از بودجه، و تصویب و تخصیص بودجه 6 . سفارش فیلمنامه / نگارش و تصویب فیلمنامه 7 . انتخاب شرکت یا مؤسسه مجري تولید فیلم (در صورت برو ن سپاري) 8 . انتخاب نیروي انسانی کلیدي، مانند تهیه کننده و کارگردان (در صورت اقدام مستقیم و بدون برو ن سپاري) 9 . انتخاب عوامل مهم در فرایند تولید فیلم، نظیر فیلمبردار، بازیگران، مدیر و منشی صحنه، مسئول موسیقی، صدابردار، تدوینگر، مسئول جلوه هاي ویژة میدانی و رایانه اي، ... 10 .. شناسایی زمان ها و مکان هاي فیلمبرداري 11 . انجام اقدامات ایمنی و حفاظتی و اخذ مجوزها و معرفی نامه هاي لازم 12 . آغاز فیلمبرداري با پوشش دادن به همۀ مراحل (پیش از اقدام، ضمن اقدام، پس از اقدام) 13 . فیلمبرداري از صحنه ها و پیام هاي مکمل (مصاحبه ها، رویدادهاي غیرمنتظره، پشت صحنه ها) 14. تدوین و میکس 15 . نمایش ویژه (با حضور مدیران، منتقدان، کارشناسان) 16 . اصلاحات نهایی و آماده کردن نسخۀ نهایی فیلم 17. تصمیم گیري در مورد تکثیر 18 . توزیع و نمایش
علی فروز فر در پایان تاکید کرد: از میان انواع اسناد و مدارکی که روابط عمومی می تواند به منظور مستندسازي رویدادها و ترویج ارزش ها و اندیشه ها در دستور کار خود قرار دهد، فیلم، بالاترین ضریب تأثیرگذاري را دارد و ظرفیت آن براي تبیین و نشان دادن ابعاد و زوایاي پیدا و نهان یک فعالیت، بالاتر از بقیۀ اسناد و مدارك است. بدیهی است که به تناسب این تأثیر و ظرفیت، فیلم سازي، فرایندي پیچیده و پرهزینه است و براي اجراي آن باید از نیروهاي متخصص و با تجربه استفاده کرد. آشنایی با مراحل و گام هاي اصلی فیلم سازي کمک خواهد کرد که روابط عمومی ها فرایند و مراحل طراحی و تولید سایر گونه هاي سند یا مدرك را که ساده تر از فیلمسازي است شناسایی کنند.
در پایان این کارگاه چهارساعته و ارزیابی میدانی از شرکت کنندگان، مدرک و گواهی حضور در کارگاه مستندسازی در روابط عمومی با امضاء رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی و مدرس کارگاه به شرکت کنندگان تحویل شد.
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
